Como funciona o ciclo de cobrança

Como funciona o ciclo de cobrança

Se você tem um negócio próprio, deve preparar-se para delegar funções. À medida que o empreendimento cresce, fica mais difícil se envolver pessoalmente com as questões operacionais. E uma das tarefas que podem ser passadas adiante é a negociação com devedores.

Muitas empresas trabalham com o chamado ciclo de cobrança. Trata-se de um procedimento padrão que será seguido pela equipe, na hora de solicitar o pagamento de dívidas. As etapas desse “manual de instruções” variam conforme a natureza do estabelecimento, mas costumam partir de uma base comum. A seguir, entenda como funciona esse processo.

Como estabelecer um ciclo de cobrança

Antes de tudo, é necessário monitorar o fluxo de caixa. Os movimentos de entrada e saída precisam estar registrados no sistema de controle da companhia.

Junto a essas informações, mantém-se uma planilha com as compras a prazo, na qual são discriminados os valores que deverão entrar nos próximos meses. O ideal é que você conte com um software de gestão financeira para automatizar o processo. O próprio programa poderá acusar se há pagamentos atrasados.

Identificada a pendência, dá-se início ao ciclo de cobrança. Para fins ilustrativos, vamos supor que a loja adote um período de 30 dias após o vencimento da fatura. Durante esse tempo, algumas ações possíveis são:

  1. Envia-se uma notificação por e-mail, três dias após o vencimento do boleto, indicando ao consumidor que há débito;
  2. Envia-se outra mensagem, uma semana depois da primeira, reforçando que a conta ainda pode ser paga;
  3. Se o atraso chegar a 20 dias, recorre-se à abordagem por telefone. Deve-se falar apenas com o devedor, nunca com familiares ou colegas de trabalho;
  4. Caso, ao fim dos 30 dias do ciclo de cobrança, a pessoa não tenha quitado a pendência, a fatura expira;
  5. Encaminha-se o caso a uma equipe terceirizada, que tentará negociar os valores pendentes.

Por que terceirizar a cobrança de dívidas

Nem sempre a dívida ocorre por má-fé. Muitas vezes, o consumidor simplesmente deixa passar o prazo de vencimento da parcela. Nesses eventuais esquecimentos, as notificações por e-mail costumam solucionar o problema.

Como o ciclo de cobrança pode ser automatizado, os colaboradores internos conseguem administrar a tarefa normalmente. Agora, se o débito permanecer, você deve contar com ajuda especializada.

A cobrança de quantias antigas pode ser trabalhosa. Quanto mais os meses passam, mais juros correm sobre o montante inicial, tornando-o quase impagável. Além disso, algumas situações exigem diversas tentativas até se conseguir contato com o devedor.

O tempo e a energia investidos nessa empreitada não justificam tamanho esforço de seus funcionários. Para a equipe manter a produtividade, o melhor é dedicar-se às dívidas recentes, que têm mais chances de retorno rápido.

Os casos delicados devem ser assumidos por uma empresa de cobranças. A terceirizada conta com profissionais treinados, que têm know-how para propor negociações e alternativas ao pagamento.

A abordagem é feita num tom amigável, sem embaraços. Porém, quando necessário, conta-se com respaldo jurídico para acionar as medidas legais cabíveis.

Quer saber mais? Então entre em contato com a GSX Cobranças e tire suas dúvidas! Aproveite, também, para deixar um comentário com sua opinião sobre o artigo de hoje.

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